Професія інкасатора. Інкасація готівки

Створення власної структури інкасації готівки вимагає великих витрат і який завжди недоцільно, перевагою послуг сторонніх організацій є відповідальність за невчасну інкасацію коштів. Як ведеться облік інкасованої готівки у страховій організації?

Відповідно до положення Банку Росії від 12.10.2011 № 373-П «Про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації» всі організації зобов'язані здавати в установи банків готівкові кошти, що надходять до їх каси, понад установлений ліміт залишку готівки коштів для наступного зарахування з їхньої рахунки.

Організація, до складу якої входять відокремлені підрозділи, які не мають розрахункового рахунку, самостійно визначає ліміт залишку готівки у цих підрозділах. По кожному їх організація веде свій розділ касової книжки.

Здача коштів на відповідні рахунки в банках може здійснюватися:
- безпосередньо в каси банків;
- За допомогою послуг інкасаторської служби банків;
- За допомогою спеціалізованої інкасаторської служби, що має ліцензію Банку Росії;
- Через організацію федерального поштового зв'язку;
- В автоматичні сейфи.

Відокремлене підрозділ (філія, представництво) організації, має рахунок у банку, інкасується у тому порядку, як і юридична особа. При цьому в касі необхідно обов'язково документально оформлювати оприбуткування виручки (прибутковими ордерами) та здачу її до банку (витратним ордером). Записи вносяться до розділів касової книги відокремленого підрозділу.

Правила зберігання, перевезення та інкасації готівки в кредитних організаціях на території Російської Федерації встановлені положенням Банку Росії від 24.04.2008 № 318-П «Про порядок ведення касових операцій та правила зберігання, перевезення та інкасації банкнот та монети в кредитних організаціях на території Російської Федерації »(Далі - Положення № 318-П). Відповідно до Федерального закону від 10.07.2002 № 86-ФЗ «Про Центральний банк Російської Федерації (Банку Росії)» перевезення готівки, інкасацію, а також касові операції з прийому та обробки готівки можуть здійснювати тільки організації, що входять до системи Банку Росії .

Для перевезення готівки кредитна організація може залучати організації, які надають послуги з перевезення цінних грузов. І якщо здійснення інкасації потрібна наявність ліцензії, то транспортування коштів такі вимоги не пред'являються. Однак її можуть здійснювати лише спеціалізовані організації, які надають послуги з перевезення цінних вантажів.

Відносини з інкасаторськими працівниками, які здійснюють перевезення готівки та інкасацію, визначаються договором про повну матеріальну відповідальність. Якщо операції з перевезення та інкасації готівки здійснюються спільно кількома інкасаторськими працівниками і немає можливості розмежувати їхню відповідальність за заподіяння шкоди, укладається договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність.

У разі здійснення інкасаторських послуг укладається договір на інкасацію, перерахунок та зарахування (перерахування) готівки на банківські рахунки організації. Якщо інкасація здійснюється співробітниками банку, підписується двосторонній договір, якщо залучається небанківська кредитна організація, підписується тристоронній договір. Від кожної із трьох сторін призначається відповідальна особа.

При інкасації із залученням небанківської кредитної організації функції поділяються так:
— організація забезпечує підготовку сумки з готівкою та її здачу інкасатору, оплачує послуги інкасатора та банку;
— інкасатор у погоджені дні та години проводить інкасацію (прийом сумок з готівкою) від уповноваженої особи організації, доставку до банку та здачу до каси банку. За потреби здійснює тимчасове зберігання у підрозділі інкасації;
— банк приймає сумки з готівкою від інкасатора, здійснює перерахунок готівки та зарахування на рахунок організації.

До договору додаються:
- Перелік підрозділів організації із зазначенням найменування підрозділів, адрес, телефонів, ПІБ керівника та касира. Надалі, якщо необхідно доповнити перелік підрозділів, що підлягають обслуговуванню, організація оформляє заявку на обслуговування та додаткову угоду до договору;
- Заявка на проведення інкасації;
— протокол погодження цін на інкасацію, тимчасове зберігання та прийом, перерахунок для перерахування готівки.

Як правило, за договором інкасації організації зобов'язується забезпечення вільних і освітлених під'їзних шляхів, входів, виходів і коридорів, ізольованого та непроглядного касового приміщення, що замикається зсередини, безперешкодного пересування озброєних інкасаторів у будівлі за маршрутом вхід — каса — вихід, супровід іншим посадовцем організації.

Правила проведення інкасації

Для кожної організації, що здійснює інкасацію готівки, у банку щомісяця оформляються номерні явочні картки 0402303. Форми цього та інших документів затверджено Положенням Банку Росії № 318-П. У явочній картці вказуються номери закріплених сумок, найменування, адреса, телефон організації, вихідні, час закінчення роботи, час заїзду інкасаторів та інших.

З урахуванням обсягу інкасованих готівки визначається кількість порожніх сумок, що видаються організації. Кожній сумці надається індивідуальний номер. Керівником інкасації за погодженням з організацією встановлюються час та періодичність заїздів інкасаторів.

Перед виїздом до організації інкасатори отримують:
- Порожні сумки;
— доручення на перевезення та інкасацію готівки;
- Штамп;
- Ключі;
- Явочні картки 0402303.

Після прибуття до організації інкасатор пред'являє касиру:
- Документи, що засвідчують особу;
- Довіреність на перевезення готівки (інкасацію готівки);
- Явочну картку;
- Порожню сумку, закріплену за клієнтом.

Касир організації у свою чергу пред'являє інкасатору зразок пломби, передає сумку з готівкою, накладну до сумки 0402300 та квитанцію до сумки 0402300. Сумка повинна бути опломбована так, щоб її розтин було неможливо без видимих ​​слідів порушення цілості сумки та пломби.

На сумку складаються препровідна відомість 0402300 та реєстр проведених операцій. При цьому сума, зазначена у препровідній відомості, повинна відповідати загальній сумі готівки, яка відображена в реєстрі проведених операцій. Відомість та реєстр вкладаються в сумку з готівкою.

Інкасатор у присутності касира перевіряє цілість сумки та пломби, відповідність пломби наявному зразку, правильність заповнення накладної та квитанції. Після заповнення касиром явочної картки інкасатор перевіряє відповідність суми готівки, проставленої у явочній картці, накладній та квитанції. А також звіряє номер сумки з готівкою з номером, вказаним у явочній картці, накладній та квитанції. Неправильний запис у явочній картці закреслюється, на полях проставляється новий запис, завірений касиром. Інкасатор не має права робити записи у явочній картці.

При прийомі сумки з готівкою інкасатор підписує квитанцію до сумки, проставляє штамп, дату прийому сумки з готівкою та повертає квитанцію касиру. Якщо інкасатор виявив порушення цілості сумки чи пломби чи неправильне складання препровідної відомості до сумки, то прийом сумки не проводиться.

Дефекти упаковки та помилки у складанні препровідної відомості до сумки усуваються у присутності інкасаторів, якщо це не порушує графік їхньої роботи. В іншому випадку прийом сумок з готівкою в організації здійснюється при повторному заїзді інкасаторів у зручний для них час. Відповідний запис заноситься до розділу «Повторні заїзди» картки явки.

Якщо сумку не здано інкасатору, касир організації зобов'язаний у явочній картці у рядку за цю дату зробити запис «Відмова», навести причини відмови та завірити своїм підписом.

Прийом сумки з готівкою банком

Порядок здачі сумки інкасаторським працівником відрізняється від порядку здачі до банку сумки працівником страховика.

Під час приймання сумки з готівкою банківський працівник перевіряє відповідність записів у супровідних документах:
- накладний та явочний лист, якщо сумка здається інкасатором;
— накладної та квитанції, якщо сумка здається працівником страховика.

Крім того, перевіряється:
- чи не має сумка, що надійшла, з готівкою грошима будь-яких пошкоджень (латок, зовнішніх швів, розриву тканини, пошкоджених замків, пломб, розриву обв'язки або вузлів на обв'язці та ін.);
— чи ціла сумка з готівкою та пломба на ній;
— чи відповідає номер сумки з готівкою номеру, зазначеному у накладній до сумки, якщо сумка з готівкою приймається від інкасаторських працівників, або у накладній до сумки та квитанції до сумки — якщо сумка з готівкою приймається від організації.

На підставі перевірки складається журнал, який відповідно до записів підписується працівником банку та представником організації, що здає сумку. Якщо сумка здається інкасатором, йому передається другий екземпляр журналу. Якщо сумка здається співробітником страховика, то екземпляр журналу залишається у банку, а страховику передається підписана квитанція.

При виявленні невідповідностей у документах, що супроводжують, у графі «Примітка» журналу робиться відповідний запис, якщо сумка здається через інкасаторів. Якщо сумку з невідповідними даними в супровідних документах здає працівник страховика, вона повертається організації разом з накладною та квитанцією.

Якщо сумка має пошкодження, то в присутності осіб, які пред'явили сумку, вона розкривається, а готівка приймається шляхом поштучного переліку.

При виявленні надлишку чи недостачі складається акт розтину та перерахунку вкладених грошей. В акті зазначаються:
- Фірмове найменування кредитної організації (фірмове найменування кредитної організації та найменування філії);
- Дата;
- найменування організації;
- Реквізити упаковки;
- причина розтину упаковки;
— найменування посад, прізвища, ініціали працівників, які здійснювали перерахунок готівки та були присутні при перерахунку готівки;
- Відомості про приміщення, в якому здійснювався перерахунок готівки;
— сума готівки за даними касових документів та фактична сума готівки.

Акт перерахунку готівки підписується особами, які здійснювали перерахунок. Перший екземпляр акта передається працівнику банку, другий направляється організації, третій екземпляр передається інкасаторським працівникам.

Інкасатори не несуть відповідальності за нестачу чи надлишок коштів, а також за фальшиві та неплатоспроможні банкноти, виявлені при перерахунку грошей, якщо інкасаторська сумка справна. Це підтверджує судова практика. Однак, якщо інкасатор прийме дефектну сумку або відбудеться її втрата, він, згідно з чинним законодавством, несе перед своїм клієнтом матеріальну відповідальність у розмірі суми втрачених коштів (постанова ФАС ЗСО від 05.05.2009 р. № Ф04-2204/2009 )).

Вкладення сумки в автоматичний сейф

Страховик може здавати готівку через автоматичні сейфи банку. Для цього він повинен мати достатню кількість порожніх сумок.

Формування сумки здійснюється так само, як і для інкасації. При цьому кредитною організацією з урахуванням технології прийому сумок автоматичним сейфом визначається спосіб прикріплення накладної, яка вкладається в сумку, або прикріплюється до неї. Квитанція залишається у страховика.

Процедура вкладення сумки у сейф наступна.
1. Клієнт вводить номер сумки, персональний код, пароль або інші передбачені договором банківського рахунки, рахунки за вкладом (депозитом) або іншим договором дані, що його ідентифікують.
2. після вкладення сумки з готівкою клієнт виводить роздрук автоматичного сейфа, що підтверджує здійснення операції з прийому сумки з готівкою, в якій міститься інформація про клієнта, дату і час вкладення сумки з готівкою в автоматичний сейф.

Бухгалтерський облік

Здача готівки до банку через інкасаторів оформляється видатковим касовим ордером з допомогою рахунку 57 «Перекази в дорозі». Використання зазначеного рахунку зручно з погляду аналітичного обліку по точках, що інкасуються, і інкасаторам.

Приклад 1
Страховик передав готівку інкасатору для доставки до банку з метою зарахування на розрахунковий рахунок у сумі 700 тис. руб. Комісія банку склала 0,2% від інкасованої суми. Бухгалтерські проводки наведені у таблиці 1.

Таблиця 1

Облік здачі готівки до банку через інкасатора

В даний час досить багато тарифів на пакетні продукти з розрахунково-касового обслуговування юридичних осіб. Вартість послуг із прийому, перерахунку готівки залежить від складу пакету. Зазвичай у пакет включений певний ліміт зданої готівки. За споживання послуги понад ліміт встановлено винагороду, яка становить певний відсоток від зданої суми. Розрахунки зі спеціалізованою інкасаторською службою провадяться за місяць і складаються з двох частин:
- Постійна - в залежності від встановленого графіка обслуговування кожного підрозділу;
- Змінна - сума винагород у відсотку від кожної інкасованої суми.

Приклад 2
Припустимо, що тариф на одну інкасацію становить 400 крб., але з менш 5 тис. крб. на місяць плюс 0,03% від суми інкасованої готівки. Інкасація проводиться один раз на тиждень за трьома адресами. Інкасована сума є постійною та дорівнює 600 тис. руб. Бухгалтерські проводки наведено у таблиці 2.

Використовуючи дані прикладу, визначимо вартість послуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблиця 2

Облік оплати послуг спеціалізованої інкасаторської служби

Приклад 3
Припустимо, що з інкасації готівки у сумі 650 тис. крб. виявлено недостачу у розмірі 10 тис. руб. Бухгалтерські проводки наведені у таблиці 3.

Таблиця 3

Облік нестачі коштів в інкасаторській сумці

Нестача може бути віднесена на винних осіб (рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків») або інші витрати (рахунок 91.2 «Інші витрати»), якщо винних осіб не встановлено або суд відмовив у стягнення збитків. Винна особа несе відповідальність у розмірі середнього місячного заробітку - за розпорядженням керівника організації (ст. 248 ТК РФ), а понад - за добровільною згодою або за рішенням суду.

Касир організації є матеріально відповідальною особою і несе повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження довірених йому цінностей та завданих збитків. Відповідно до чинного законодавства при встановленні факту розкрадання та недостачі у касі проводиться ревізія.

Приклад 4
Використовуючи дані прикладу 3, припустимо, що недостача віднесена на винну особу та утримана із заробітної плати.

Таблиця 4

Врахування недостачі, віднесеної на винну особу

Приклад 5
Припустимо, що з інкасації готівки у сумі 430 тис. крб. виявлено надлишки, які зараховані на розрахунковий рахунок у сумі 1 тис. руб. Операції в обліку будуть відображені проводками.

Таблиця 5

Облік надлишку, зарахованого на розрахунковий рахунок

Відповідальність організацій та посадових осіб за порушення порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій передбачена ст. 15.1 КпАП. Незалежно від цього, за прямим умислом порушено цей порядок чи з необережності, адміністративний штраф посадових осіб становить від 4 до 5 тис. крб., організації — від 40 до 50 тис. крб.

Сьогодні вже нікого не дивують на вулицях автомобілі із зеленими смугами. Всі чудово знають, що це інкасаторські автомобілі, в яких перевозять гроші та різні матеріальні цінності.

Необхідність у перевезенні, доставці коштів до місця зберігання виникла одночасно з появою грошових знаків. На Русі зародки інкасації виникли наприкінці IX століття, коли князь і бояри виділяли озброєну охорону зі своєї раті для торгових караванів, які забезпечували захист від грабіжників.

Зі зростанням економіки та різних установ виникли необхідність збору готівкових коштів та їх перевезення. Так виникли специфічні функції – інкасація, а разом із і професія інкасатора. Інкасація у дослівному перекладі з італійської (incassare) – класти в ящик. В даний час під терміном інкасація мається на увазі збір, доставка грошової маси та інших матеріальних цінностей у відділення банків та місця їх зберігання. На теренах колишнього Радянського Союзу інкасація виникла як самостійний орган 1 серпня 1939 року за держбанку СРСР.

Сьогодні, у найпоширенішому розумінні, інкасація має на увазі під собою впорядковану відповідно до законів і нормативних актів держави здачу та прийом грошової маси різними підприємствами, організаціями, їх структурними підрозділами та фінансовими установами. Інкасація також забезпечує транспортування та доставку валютних цінностей, цінних паперів, вилучення готівки з платіжних терміналів, завантаження та вивантаження банкоматів, перевезення будь-яких, різноманітних матеріальних цінностей.

Інкасатор– це людина, яка відповідає вимогам та критеріям професійного відбору. Так інкасатором може стати громадянин, який сягнув 21 року. Освіта не нижча за середню, має прекрасну фізичну форму і стійку врівноважену психіку, не має судимостей.

Інкасація— це досить складний комплекс заходів, пов'язаних із організацією заходів, які розробляється самостійно підрозділом інкасації з урахуванням вимог клієнтів, внутрішніх інструкцій та законодавства. Основною вимогою є збереження матеріальних засобів, що перевозяться, і безпека проведення всіх заходів пов'язаних з інкасацією.

Послуги інкасації здійснюються на платній основі згідно з договором. Головним, обов'язковим суб'єктом інкасації є банк чи інша фінансова установа. Банк може самостійно організовувати всі види інкасаторських послуг за допомогою свого самостійного підрозділу – інкасації, а також користуватись цими послугами інших банків.

Інкасація готівки є найпоширенішою послугою. Інкасація проходить кілька етапів, таких як підготовка коштів до інкасації, підготовка супровідних документів, здавання готівки уповноваженій особі, органу. Транспортування до банківської установи, прийом готівки банком, зарахування зданої суми на певний банківський рахунок. Банк здійснює перерахунок коштів, здійснює контроль та перевірку з відповідністю до супровідних документів, а також перевіряє справжність банкнот, монет та їх платоспроможність.

Як відбувається інкасація?

Перед тим як розпочати інкасацію суб'єкти укладають між собою договір, в якому промальовується всі відповідальності сторін та матеріальна винагорода за проведені операції, так само у договорі вказується графік заїзду інкасації. Інкасатор приїжджає на об'єкт, що інкасується, у встановлений час. Перед входом у касовий вузол чи інше закрите окреме приміщення, спеціально передбачене щодо інкасації, інкасатор пред'являє касиру своє службове посвідчення. Дані посвідчення звіряють зі списком інкасаторів і лише після цього надають доступ до спеціально передбаченого приміщення. Уповноважена особа надає інкасатору супровідні документи в опломбованій інкасаторській сумці у двох примірниках, третій примірник супровідного документа знаходиться в інкасаторській сумці. Інкасатор на документах проставляє свої реквізити та ставить підпис та печатку підрозділу інкасації. Інкасатор так само дає касиру явочну карту, в якій касир ставить число, час, суму коштів, що інкасуються, і підпис.

Приймаючи опломбовану інкасаторську сумку або мішок, інкасатор перевіряє її цілісність пломбу і відбиток пломбіратор звіряє його із зразком відбитків пломбіратором. Зразки відбитків пломбіратором повинні бути у касі суб'єкта інкасації. Про інкасування кошти передаються до каси фінансової установи, де також перевіряють цілісність сумок та пломб, складають журнал (акт) прийнятих сумок від інкасаторів.

Сьогодні всі чаші починають використовувати одноразові інкасаторські пакети, які мають підвищений захист від несанкціонованого відкриття, а також у практику починають входити пристрої, що сканують, які зчитують інформацію з інкасаторського пакета і передають її на відділ інкасації та каси банку.

Як перевозяться матеріальні цінності?

Перевезення матеріальних цінностей здійснюється відповідно до нормативно-правових актів, договору між суб'єктом та підрозділом інкасації.

З договору відділ (сектор, підрозділ) інкасації приймає заявку перевезення матеріальних цінностей. Відділом інкасації виписується довіреність на старшого бригади інкасації, на підставі якої бригада інкасації набуває матеріальних цінностей. У довіреності прописується особисті дані інкасаторів бригади, вид матеріальних цінностей, початковий та кінцевий пункт доставки. Після прибуття до пункту отримання матеріальних цінностей інкасація здає довіреність до каси суб'єкта, отримує описи матеріальних цінностей у трьох примірниках, згідно з якими перевіряють та перераховують отримані цінності. Матеріальні засоби упаковуються в інкасаторські мішки, на описах проставляються підписи членів бригади інкасації, які підтверджують одержання цінностей, і перший екземпляр опису залишається в касі суб'єкта, який передає цінності інкасаторам. Другий та третій екземпляр забирають інкасатори.

Доставивши цінності до каси призначення, інкасатори передають описи та матеріальні цінності матеріально відповідальним особам, де їх перевіряють згідно з описом. Описи заповнюються касирами, які мають цінності. Інкасатори проставляють свої підписи, що підтверджують здачу матеріальних коштів у пункт призначення. Матеріально відповідальні особи за прийняття цінностей проставляють свої підписи та особисті дані на підтвердження прийняття цінностей у повному обсязі. Якщо є порушення чи нестача матеріальних цінностей, що доставляються, то складається акт при всіх матеріально відповідальних особах, на місце викликається служба безпеки установи та правоохоронні органи. Які згідно із законом мають право проводити слідчі дії.

Під час перевезення матеріальних цінностей та інкасації останнім часом використовуються лише броньовані спеціальні автомобілі, які гарантують безпеку життю та здоров'ю інкасаторів та збереження матеріальних засобів при нападі.

Усі підприємства, незалежно від організаційно-правових форм та сфери діяльності, зобов'язані зберігати вільні кошти в установах банків. Таке правило встановлено Порядком ведення касових операцій у РФ №40. У своїх касах готівку можна зберігати лише в межах лімітів, встановлених за погодженням з обслуговуючим банком. Укладання договору інкасацію одна із способів своєчасного зарахування грошей розрахунковий рахунок підприємства.

Знаходження в касі надлімітної готівки є підставою для притягнення підприємства до адміністративної відповідальності відповідно до ст. 15.1 КоАП РФ і накладення штрафу:

• - На посадових осіб - від 4 000 до 5 000 руб.;
• - На юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 руб.

Відповідно до п. 2.4 Положення про правила організації готівкового грошового звернення біля РФ № 14-П порядок і терміни здачі готівки встановлюються за узгодженням з обслуговуючим банком. При цьому можуть визначатися такі терміни для підприємств:

• - розташованих у населеному пункті, де є установи банків або відділення зв'язку; - щодня в день надходження грошей до кас;
• - які через специфіку своєї діяльності та режиму роботи, а також за відсутності вечірньої інкасації або вечірньої каси у установи банку не можуть щодня наприкінці робочого дня здавати готівку до банку чи відділення зв'язку, - наступного дня;
• - розташованих у населеному пункті, де немає установ банків або відділень зв'язку, а також тих, що знаходяться від них на віддаленій відстані, - 1 раз на кілька днів.

Більшість підприємств торгівлі закінчують роботу ближче до півночі, коли банки та відділення зв'язку вже не працюють. Порядок, за яким виручка здається наступного дня, не вихід. Так як у зв'язку з тим, що гроші залишаються в касі на ніч, існує ризик їхнього крадіжки. Та й доставка грошей до банку власними силами пов'язана з великими витратами, зокрема й тимчасовими. Тому позитивну роль грає укладання з банком договору інкасацію.

Порядок інкасації коштів регулюється Положенням № 318-П. При цьому всі необхідні умови, які мають виконувати банк та підприємства торгівлі, прописуються у договорі. Як правило, банки висувають вимогу забезпечити наявність вільних та освітлених під'їзних шляхів, входів, ізольованого та замиканого зсередини приміщення для прийому цінностей інкасаторами. Також для банку бажано, щоб було забезпечене візуальне спостереження за інкасаторами (або їх супровід) під час проходження з сумками від приміщення, де гроші вони отримали, до моменту посадки в автомобіль.

У кредитну установу необхідно подати для завірення зразки відбитків пломб, якими опломбуватимуться сумки з цінностями. Банк у свою чергу закріплює за своїм клієнтом необхідну кількість інкасаторських сумок, кожній з яких присвоюється індивідуальний номер (п. 9.2 Положення № 318-П). Ці сумки є власністю банку і під час розірвання договору підлягають поверненню. Щомісяця на кожну організацію, що інкасується, оформляються явочні картки за формою 0402303 (п. 9.1 Положення № 318-П).

Обов'язком підприємства торгівлі є своєчасне (до приїзду інкасатора) упаковка грошей у сумки та правильне оформлення супровідних документів до неї. Інкасатор, який прибув за грошима, повинен пред'явити касовому працівнику підприємства торгівлі документи, що засвідчують його особу, доручення на перевезення готівки та їх інкасацію, порожню сумку та явочну картку (п. 9.5, 9.6 Положення № 318-П). Сумку з грошима, що підлягає передачі інкасатору, касир формує та опломбує таким чином, щоб її не можна було розкрити без видимих ​​слідів порушення цілості сумки та пломби (п. 4.2 Положення № 318-П). На сумку з грошима касир складає препровідну відомість до сумки (за формою 0402300), яка вкладається ним у сумку, накладну до сумки (форма 0402300) та квитанцію до сумки (форма 0402300). Далі касир пред'являє інкасатору зразок пломби, передає сумку з грошима, а також накладну та квитанцію до сумки (п. 9.6 Положення № 318-П).

Інкасатор у присутності касира перевіряє цілість сумки та пломби, відповідність пломби наявному зразку, правильність заповнення накладної та квитанції. Після перевірки касир заповнює явочну картку. Інкасатор звіряє цей запис з тими, що зазначені у накладній та квитанції (на відповідність сум грошей та номера сумки у цих документах), підписує квитанцію до сумки, проставляє відбиток штампу, дату прийому сумки з грошима та повертає її касиру (п. 9.7 Положення). 318-П). Якщо в явочній картці запис буде внесено неправильно, касиру слід закреслити, зробити новий і завірити своїм підписом (п. 9.8 Положення № 318-П). Інкасатор сам у явочній картці не повинен робити жодних записів.

При виявленні порушення цілості сумки або пломби неправильного складання накладної сумка не приймається. Ці дефекти та помилки можна усунути у присутності інкасатора, якщо це не порушить графік його роботи. В інших випадках прийом сумок з грошима здійснюється інкасатором при повторному заїзді у зручний для нього час, про що у розділі "Повторні заїзди" явочної картки робиться відповідний запис (п. 9.9 Положення № 318-П). Якщо касир підприємства торгівлі відмовляється від здачі сумки з грошима, у явочній картці їм робиться запис "Відмова", вказується причина відмови та засвідчується його підписом.

Відповідно до Інструкції із застосування Плану рахунків виторг підприємства торгівлі, внесений до каси банку для зарахування на розрахунковий рахунок підприємства, але ще не зарахований за призначенням, відображається за дебетом рахунку 57 "Переклади в дорозі" у кореспонденції з кредитом рахунку 50 "Каса". Цей запис робиться згідно з видатковим касовим ордером (форма КО-2), який, у свою чергу, оформляється на підставі квитанції до сумки за формою 0402300 (п. 9.6, 9.7 Положення № 318-П). Після отримання витягу банку відображається зарахування грошей на розрахунковий рахунок записом Дебет 51 "Розрахункові рахунки" Кредит 57.

Витрати, пов'язані з оплатою послуг, що надаються кредитними організаціями, у тому числі інкасаторських послуг, враховуються у складі інших витрат та відображаються на рахунку 91, субрахунок 91-2 "Інші витрати" (п. 11 ПБО 10/99 "Витрати організації"). Суму ПДВ, пред'явлену банком, підприємство приймає до відрахування у загальновстановленому порядку (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 ПК РФ). У податковому обліку винагорода банку послуги інкасації враховується у складі інших витрат, що з виробництвом і (чи) реалізацією (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Якщо касир банку при перерахунку грошей у сумці виявить надлишок, нестачу грошей, у довільній формі складається акт перерахунку грошей у трьох примірниках (п. 4.6 Положення № 318-П). Перший примірник акта передається завідувачу касою банку, другий направляється організації, третій - інкасаторським працівникам. Зауважимо, що при виявленні нестачі у справній інкасаторській сумці банки відповідальності не несуть, оскільки оглядаються та розкриваються сумки касиром банку відповідно до Положення № 318-П у присутності контролера. Однак, якщо інкасатор прийме дефектну сумку або відбудеться її втрата, банк несе перед своїм клієнтом матеріальну відповідальність згідно з чинним законодавством у сумі втрачених коштів.

Виявлену банком суму нестачі на підставі акта перерахунку з рахунку 57 списують до дебету рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей". Касир, в силу п. 32, 33 Порядку ведення касових операцій, є матеріально відповідальною особою і несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та завдані своїми діями підприємству збитки. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, на виправдання залишку готівки в касі не допустима. Ця сума визнається недостачею та стягується з касира (п. 27 Порядку ведення касових операцій). При цьому гроші, не підтверджені прибутковими касовими ордерами, вважаються надлишком каси та зараховуються до доходу підприємства.

Відповідно до п. 2, 3 ст. 12 Закону про бухгалтерський облік № 129-ФЗ, п. 27, 28 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ №34н при виявленні фактів розкрадання або зловживання в касі необхідно провести ревізію. Нестача стягується з винних осіб у порядку, а надлишки грошей припадають і зараховуються на результати господарську діяльність. При віднесенні нестачі на винних осіб цю суму з рахунку 94 списують до дебету рахунку 73, субрахунок 73-2 "Розрахунки щодо відшкодування матеріальних збитків". Якщо гроші вносяться до каси, операція відображається так: Дебет 50 Кредит 73-2, якщо утримуються із заробітної плати касира - Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з праці" Кредит 73-2. Відповідно до ст. 248 ТК РФ за розпорядженням роботодавця з винного працівника можна стягнути суму заподіяної шкоди, що не перевищує розмір середнього місячного заробітку. Це розпорядження може бути зроблено пізніше місяця від дня остаточного встановлення роботодавцем розміру заподіяної працівником шкоди. При цьому через ст. 138 ТК РФ загальний розмір всіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20%.

У ситуації, коли винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, нестача з рахунку 94 списується на фінансові результати організації - до дебету рахунка 91, субрахунок 91-2 "Інші витрати". У податковому обліку недостача з метою оподаткування прибутку не враховується виходячи з п. 49 ст. 270 НК РФ як інші витрати, що не відповідають критеріям, зазначеним у п. 1 ст. 252 НК РФ.

При виявленні надлишків, зарахованих на розрахунковий рахунок, робиться запис: Дебет 57 Кредит 91, субрахунок 91-1 "Інші доходи". У податковому обліку виявлений надлишок готівки враховується у складі позареалізаційних доходів (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Висновки по РОЗДІЛУ 1. Грошовий оборот складається з готівкових та безготівкових грошей. Готівкові кошти, що у каси організацій, підлягають здачі до установ банків для подальшого зарахування на рахунки цих организаций. Бухгалтерський облік коштів повинен здійснюватися у суворій відповідності до вимог законодавства Російської Федерації з метою забезпечення інформацією про наявність та рух грошових коштів та грошових документів усіх зацікавлених користувачів. Порядок ведення бухгалтерського обліку коштів чинним законодавством дуже докладно регламентовано.

Усі підприємства, незалежно від організаційно-правових форм та сфери діяльності, зобов'язані зберігати вільні кошти в установах банків. У своїх касах готівку можна зберігати лише в межах лімітів, встановлених за погодженням з обслуговуючим банком. В результаті суми щоденної виручки та суми понад ліміт повинні бути здані до банку на розрахунковий рахунок. Укладений договору інкасацію одна із способів своєчасного зарахування грошей розрахунковий рахунок підприємства.

Інкасатор займається інкасацією та доставкою грошей та інших матеріальних цінностей з організацій до банку, а також доставкою готівки з банку до організації. Професія інкасатора складна та відповідальна, потребує певних навичок та якостей від претендента. Але при цьому спеціальність інкасатора має високий попит у роботодавців, вона дає можливість підвищити свої навички володіння зброєю та фізичну підготовку, а також дозволяє отримати дозвіл на носіння зброї.

Місця роботи

Посада інкасатора користується попитом у державній службі інкасації, приватних охоронних підприємствах (ЧОП), спеціальних службах комерційних банків, у кредитних некомерційних організаціях.

Історія професії

У ті часи, коли купюри ще не були в ходу і основними грошовими одиницями були золоті та срібні монети, гроші перевозили у великих кованих скринях та скриньках. Торгові каравани купців, які везли при собі великі суми грошей, супроводжували добре озброєні охоронці, на чолі яких завжди їхав довірений представник із найбагатшої купецької родини.

Надалі обов'язки інкасаторів виконували звичайні поліцейські, а гроші перевозили у простих прольотах. І лише якихось 25-30 років робота інкасатора стала окремою професією.

Обов'язки інкасатора

Ось основний перелік того, що робить інкасатор на своєму робочому місці:

• Доставка готівки та цінностей в організації з банку і назад.
• Перевірка та пакування цінностей спільно з касовим працівником.
• Перевіряє правильність заповнення супровідної фінансової документації.
• Забезпечення безпеки цінностей на всьому маршруті.

Посадові обов'язки інкасатора можуть відрізнятися залежно від специфіки установи та об'єктів інкасації.

Вимоги до інкасатора

Оскільки специфіка роботи передбачає матеріальну відповідальність, основні вимоги до інкасатора пред'являються:

• Відсутність судимостей, шкідливих звичок, сумнівних фактів у біографії.
• Служба в армії чи МВС, часто досвід роботи в охоронних структурах.
• Витривалість, хороша фізична підготовка, готовність до фізичних навантажень.
• Уважність, хороша швидкість реакції.
• Підготовка на спецкурсах із отриманням свідоцтва.
• Водійські права категорії В (часто роботодавці пропонують здобувачеві суміщення функцій інкасатора та водія).

Крім того, що входить до обов'язків інкасатора в обов'язковому порядку, окремі роботодавці можуть пред'являти власні вимоги — наявність бухгалтерської освіти, наприклад, чи наявність власної травматичної зброї.

Приклад резюме інкасатора

Як стати інкасатором

Як правило, для того, щоб грамотно виконувати функції інкасатора, якась особлива вища освіта не потрібна. Влаштуватись на роботу інкасатором цілком можуть люди із середньою освітою, але при цьому ті, що пройшли службу в армії і мають «чисту» біографію. Однак перед тим, як стати інкасатором, все одно доведеться пройти спеціальне навчання та отримати ліцензію приватного охоронця. Часто плюсом для претендента є військова, юридична або спортивна освіта.

Ризики професії

Посада інкасатора пов'язані з ризиком життя і є фізично важкої роботою. До того ж робота складна психологічно — постійно мати на руках великі суми готівки та вогнепальну зброю можуть не всі. Тож з інкасаторами постійно працюють кваліфіковані психологи.

Зарплата інкасатора

Заробітна плата інкасатора залежить від досвіду роботи співробітника та специфіки компанії, в якій він працює. Зазвичай вона коливається в межах 17-35 тисяч рублів, причому середня зарплата інкасатора по країні становить 26 тисяч рублів. Часто те, скільки отримує інкасатор, залежить від його обов'язків та кількості організацій, до яких слід приїжджати для інкасації. Крім окладу, деякі роботодавці пропонують співробітникам додаткові бонуси.

Усі організації мають здавати виручку, перевищує допустимий касовий ліміт, до банку. За великих сум підприємства вдаються до послуг інкасаторської служби банку.

Інкасація - це збирання інкасаторами з каси коштів, розрахунково-платіжних паперів, векселів клієнтів банків з гарантією безпеки досі здачі до банку та зарахуванням згодом на рахунки клієнтів.

Процедура зберігання, перевезення, інкасації готівки у російських банках закріплена Положенні ЦБ РФ № 318-П від 24.04.08 (далі - Положення 318-П) і Законі № 86-ФЗ від 10.07.02. Згідно з документами, інкасацію можуть здійснювати лише організації системи Банку Росії.

Головні формальності

Здійснювати інкасацію цінностей можна так:

• через банк, що обслуговує компанію, шляхом оформлення договору;
• через відділення Центробанку складається тристороння угода між ЦБ, фірмою та банком, що її обслуговує;
• через інші банки, що надають таку послугу також за тристороннім договором.

Завдання та функції служби

Інкасаторська служба покликана виконувати такі завдання:

• доставляти кошти підприємств у банк;
• перевозити виручку з місць торгівлі до офісу компанії для подальшої здачі її до кредитної організації;
• доставляти гроші та банку до каси фірми для видачі заробітку персоналу;
• перевозити кошти у торгові точки під час оформлення кредиту під купівлю;
• доставляти валюту з банку до пункту обміну;
• переміщувати готівку між відділеннями банку;
• супроводжувати та охороняти банківських службовців під час перевезення ним цінних паперів.

Інкасація фінансів суб'єктів господарювання сприяє швидкому та безпечному зарахуванню грошей на рахунок, забезпечує касу головного підприємства та його торгових точок купюрами різного номіналу та монетами. Послуги інкасаторів також включають перевезення матеріальних цінностей та документації.

Інкасація будь-якого банку складається із фахівців високої кваліфікації. Вони якісно виконують свої обов'язки, пов'язані з перевезенням різних цінностей. Крім доставки готівки, співробітники цієї служби підбирають банкноти потрібного номіналу та розмінну дрібну монету.

Правила та бухоблік

Для кожної інкасаторської служби банк готує карти явок. Їхня форма 0402303 прийнята Положенням 318-П. У документі фіксують номери порожніх сумок, дані компанії (назва, адреса, телефон), графік роботи, час заїзду тощо.

Залежно від обсягу готівки визначається, скільки сумок потрібно інкасаторам. Кожна з них має індивідуальний номер. Періодичність заїздів визначається за погодженням керівників інкасаторської служби та організації.

Напередодні виїзду інкасатори одержують:

• сумки для готівки;
• довіреності;
• штамп;
• ключі;
• карти явок.

Після приїзду в компанію приймальник грошей показує касиру:

• паспорт;
• доручення;
• явочну карту;
• пусту сумку.

Касир показує зразок пломби, передає опломбовану сумку з грошима, накладну та квитанцію до неї.

У сумку вкладаються препровідна відомість та реєстр операцій. Суми в документах та в сумці мають збігатися.

Інкасатор перевіряє:

• відповідність пломби на сумці шаблону;
• чи правильно оформляється супровідна документація;
• рівність сум у паперах;
• чи збігається номер на сумці з вписаним у картку.

При помилці в формі явки виправлення може робити тільки касир. Він наголошує на неправильних відомостях і поруч вказує вірні, запевняє їх.

Отримуючи сумку з готівкою, інкасатор підписує квитанцію, ставить штамп, дату та повертає папір касиру.

При виявленні порушення цілісності сумки чи пломби, неправильного заповнення відомості, сумку інкасатор не приймає. За наявності часу інкасатор чекає, коли вади усунуть або сумку приймуть при повторному заїзді. Запис про це робиться в карті явок.

Якщо касир не здав сумку приймальнику коштів, у формі 0402303 тон пише «Відмова», вказує причини та розписується.

Здача грошей інкасаторам оформляється видатковим ордером (РКО) із застосуванням рахунку 57 «Переклади в дорозі».

У таблиці наведено можливі проведення з оформлення операцій з інкасації:

Касир несе матеріальну відповідальність за довірені йому цінності. При нестачі у касі проводять ревізію.

Організації та посадові особи несуть відповідальність за ст. 15.1 КпАП за недотримання порядку роботи з готівкою та ведення операцій з каси. Для уповноважених осіб штраф складає 4 тис. грн. - 5 тис. р., в організацію його величина удесятеро більше.

Етапи процесу здачі грошей інкасаторам

Інкасація виручки включає такі етапи:

Окремі алгоритми

Процедура інкасації цінностей може дещо відрізнятися залежно від деяких критеріїв. У будь-якому випадку клієнт повинен укласти з банком договір на надання цієї послуги. Її вартість залежить від тарифу кредитної установи. Найвигідніше користуватися сервісом обслуговуючого відділення банку.

Банк

Щойно інкасатор забрав цінності, касир перестає нести матеріальну відповідальність за них.

Гроші надходять до банку за певною схемою:

1. За погодженням з клієнтом розробляється графік проходження інкасаторського автомобіля.
2. Інкасатор заповнює спеціальну картку та віддає її до банку.
3. Співробітник кредитної організації отримує необхідні роботи атрибути (документи, штамп, сумки тощо. буд.).
4. Касир напередодні здачі виручки пред'являє інкасатору папери, що підтверджують право розпоряджатися ними (накладна, квитанція, пломба).
5. Касир заповнює явочну картку.
6. Інкасатор перевіряє папери, звіряє суми в них та в сумці, забирає цінності.

Коли сумка потрапляє до банку, уповноважений співробітник перевіряє:

• правильність оформлення супровідної документації;
• цілісність сумки та штемпеля на ній;
• відповідність номерів на сумці та у накладній.

Якщо нарікань немає, готівка приймається. Інкасатори повертають ключі, картки, штамп, довіреність. У цьому процес доставки грошей вважається завершеним. Банку залишається переказати гроші на рахунок клієнта. Щодо фізосіб ця процедура здійснюється аналогічно.

Магазин

Продавець магазину повинен здати інкасаторам готівку, що перевищує встановлений касовий ліміт. При передачі грошей він повинен їх оприбутковувати відповідним ордером і здати. Ці дії потрібно відобразити у .

Перед виїздом інкасатор отримує порожні ємності для грошей, ключі, документи і т.д.

Касир перевіряє папери. Якщо претензій немає, він заповнює сумки банкнотами, вкладає туди відомість та реєстр, опломбує, передає співробітнику банку разом із супровідними паперами (накладна та квитанція).

Касиром складається відомість супроводу та реєстр операцій. Підсумкові суми мають збігатися. Ту ж суму він вказує у явочній карті.

Інкасатор перевіряє папери на наявність помилок, цілісність штемпеля, його відповідність оригіналу, перераховує купюри. Потім він розписується та ставить дату у квитанції про прийом цінностей. Повертає її продавцю.

Якщо банківський працівник відмовляє у прийомі грошей, то касир у явковому листку вказує причини, дату, пише слово «відмова» та підписує її.

Без каси

Касові операції оформляються лише за наявності ККМ. Цю вимогу встановив Закон про застосування касової техніки № 54-ФЗ від 22.05.03. У документі вказані випадки, коли готівку можна прийняти за відсутності каси.

У таких ситуаціях підприємець має заповнити прибутковий та видатковий ордери та здати гроші до банку.

Іноді організації чи ІП просять клієнтів підготувати платіжку, якою самі вносять гроші з цього приводу від імені платника.

Одним із варіантів зарахування на рахунок готівки є використання сервісу «Банк онлайн». При цьому розрахунок готівки заміщається безготівковим.

Зазначені методи є винятками. При ревізії податківці можуть виявити дані факти та оштрафувати підприємство. При здійсненні розрахунків готівки слід придбати касу і здавати виручку в банк.

Документальне оформлення та проведення

Гроші інкасаторам передає касир за видатковим касовим ордером. У рядку «Видати» він вказує своє ПІБ, а у графі «Додаток» – первинку з номерами та датами. Касир робить відповідний запис у касовій книзі та оформлює препровідну відомість, накладну та квитанцію до сумки, явочну картку.

Гроші уповноважений співробітник готує, складає у сумку разом із відомостями, опломбує, передає інкасатору разом із накладною.

Приймаючи цінності, інкасатор підписує та ставить штамп на квитанцію. Вона залишається в організації. Такий порядок прописано у Положенні 318-П.

Для відображення факту видачі коштів з каси інкасаторам у бюджеті проводиться проведення:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зарахування грошей на розрахунковий рахунок оформляється так: Дп 201.11.510 Кт 201.23.610. За вищевказаними операціями проводиться збільшення позабалансових рахунків 17 та 18 за дебетом та кредитом відповідно.

Такі операції передбачені Інструкціями 174н (п. 77, 78) та 154н (п. 365, 367).

Відокремлені одиниці немає права передавати один одному готівку, минаючи касу головної компанії. Можна затвердити внутрішню схему руху грошей між структурними одиницями, але це може призвести до конфліктів із органами контролю.

За вказівками ЦП (№ 3210-У) допускається переміщення грошей між підрозділами із заповненням касових ордерів. Правила їх складання відображено у постанові Держкомстату № 88. У розхіднику за рядком «Підстава» пишеться господарська операція, наприклад, «передача готівки представнику підрозділу № 3 за заявкою № 15 від 25.03.17». У прихіднику аналогічно оформляється надходження коштів.

Бухгалтерський запис у бюджетників буде таким:

• Дп 304.04.610 Кт 201.34.610 (субрахунок каса 1) - кошти видано представнику відділення 2 з каси відділення 1;
• Дт 201.34.510 (субрахунок каса 2) Кт 304.04.510 - готівка надійшла до каси 2.

Отже, послуга з інкасації грошей дуже зручна для суб'єктів господарювання. Її вартість невелика, а керівники можуть не турбуватися про збереження грошей та заощадити час їх збору з різних торгових точок. Головне при цьому – грамотно оформляти документи та діяти за встановленими законодавством правилами.