Як зберігати трудові книжки. Де повинні зберігатися трудові книжки працівників

Основним документом, що підтверджує стаж будь-якого працівника, є трудова книжка. Тому при працевлаштуванні в пакеті документації всі роботодавці вимагають від претендента надання відповідного посвідчення. З моменту офіційного прийому на роботу цей документ надходить в розпорядження роботодавців. Тому саме він несе відповідальність за ведення і зберігання цієї документації.

Точні правила, які повинні дотримуватися уповноважені співробітники при заповненні та обліку, вказані в спеціальному Постанові Уряду. Слід звернути увагу на той факт, що перелік правил, представлених у відповідних правових актах є обов'язковим для дотримання будь-якою організацією.

Правила ведення і зберігання трудових книжок по закону 225 від 16.04.2003

Вивчаючи правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, починати необхідно з загальних положень. Саме в початковому розділі цього правового акта зазначається, що трудова книжка є першорядним документом громадянина, в якій зазначаються вага етапи його професійної активності. Крім цього, позначається необхідність дотримання правил, згідно з якими потрібно вносити перераховані відомості:

• Про сам трудящим;
• Про професійної діяльності, яку він виконує;
• Про переклади, можливе нагородження і звільнення;
• Іншої інформації, що стосується робочого процесу.
• На підставі існуючих правил інформація про дисциплінарне стягнення (якщо мова йде не про звільнення) в даний вид документації не записується.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок

Відповідно до правил, позначеними в даному правовому акті, оформлення та належного ведення трудової книжки - це відповідальність першого керівника громадянина. Кадровий відділ відповідного підприємства за законом зобов'язаний протягом тижня після працевлаштування оформити робоче посвідчення працівника. Відразу ж записується ПІБ працівника, а також дані про його дату народження і про ступеня освіти.

Підставами для заповнення полів, призначених для записів про місце професійної активності, є накази керівника особи. Відповідно до законодавства, скорочувати записи в робочому посвідченні забороняється. Перед внесенням будь-яких даних в посвідчення підлеглого необхідно ознайомитися з прийнятим рішенням самого працівника. Для з'ясування точних формулювань по різних підставах слід звертатися до положень ТК РФ.

Облік і зберігання трудових книжок

Дане питання висвітлене в 6-му розділі Постанови під номером 225. важливим правилом, Яке відзначається в представленому законі, є необхідність належного ведення та заповнення прибутково - видаткової книги, а також книги обліку руху робочих посвідчень. Форми цих нормативних документів офіційно затверджені законодавством.

У позначеному раніше документі повинні бути представлені дані про операції, які відносяться до отримання різних бланків і вкладишів трудових книжок. А ось в книзі обліку руху посвідчень просто потрібно згадати безпосередньо трудові книжки, Які були отримані співробітниками.

Зберігання та ведення бланків і всіх вкладишів - це пряма відповідальність керівництва компанії. В рамках кожного підприємства вони повинні ставитися до списку документації суворої звітності. Якщо після звільнення працівник не забрав свій документ, то його потрібно зберігати до запитання в архівах компанії.

Трудова книжка - правила ведення і видачі при звільненні

Перед звільненням працівника керівник повинен перевірити, що всі внесені ним записи в робоче посвідчення громадянина, а також в бланки оформлені за всіма правилами. Вони в обов'язковому порядку повинні бути завірені його підписом. Видається позначений документ безпосередньо в день звільнення. Ніяких заяв для отримання звільненому працівникові писати не потрібно.

Якщо роботодавець затримує видачу документації, то працівник зможе розраховувати на відшкодування грошових коштів за дні затримки. Відповідно і офіційний день звільнення перенесеться до дня видачі. Співробітник також має право запросити пересилання цього документа за допомогою використання поштових послуг.

Внесення змін і виправлень до трудової книжки

Вносити зміни в певні записи має право той відповідальний представник, який записав первинну інформацію. Якщо компанія припинила своє існування або була реорганізована, то дане право переходить до правонаступника компанії. Для будь-яких виправлень повинні бути документальні підстави. Наприклад, прізвище може бути змінена лише при наданні роботодавцю паспорта. За існуючими правилами запису можна замінити не шляхом перекреслення, а за допомогою визнання раніше внесених даних недійсними і внесення нових відомостей.

Відповідальність за недотримання порядку ведення трудових книжок

Хоча дуже часто можна почути розмови про скасування трудових книжок, вона як і раніше є дійсним трудовим документом, що підтверджує стаж людини і його трудові заслуги. Але навіть незважаючи на те, що даний документ використовується протягом багатьох років, іноді можуть виникати проблеми з його оформленням. Неправильне оформлення трудової книжки і халатне ставлення до процедури може мати наслідки як для роботодавця, так і для самого власника трудової книжки.

Основа для запобігання помилок

Чітке уявлення про правила оформлення і ведення трудових книжок може позбавити від багатьох проблем. В якості основних інформативних актів, що сприяють правильному оформленню та ведення трудових, варто відзначити:

1. Трудовий Кодекс РФ)
2. Постанова «Про трудові книжки»)
3. Інструкція щодо заповнення та ведення трудових книжок.

Крім цього, існує ряд додаткових нормативних актів, які розглядають специфічні питання, що стосуються оформлення і ведення трудових документів. Стосується це порядку перегляду внесених в книжку записів, процедури звільнення працівника, оформлення на роботу іноземців і т.д. Тут прописані практично всі аспекти як оформлення, так і безпосереднього ведення трудових книжок.

Правда, існує один недолік трудового законодавства. Дуже часто виникають спірні ситуації, коли положення різних нормативних документів суперечать один одному. Часто працівники кадрових відділів стикаються з ситуацією, коли потрібного рішення просто не існує, оскільки Уряд не передбачив цього в виданих постановах. Хоча часто результатами помилок є звичайна недбалість кадровика.

Найпоширеніші помилки при первинному оформленні

Існує кілька видів основних помилок ведення трудових книжок. Стосуються вони таких аспектів, як:

• первинне оформлення)
• при внесенні записів)
• під час оформлення вкладишів.

Крім цих, існує ще безліч менш поширених видів. У всякому разі, всі вони ведуть до одного і того ж результату, а саме - покаранню роботодавця за халатне поводження, що передбачено трудовим законодавством.

Згідно з чинним законодавством, оформленням трудових книжок роботодавець повинен займатися для всіх офіційних співробітників, які пропрацювали в нього понад 5 днів. Такий обов'язок стоїть як перед організаціями, так і перед приватними підприємцями. В останньому випадку прийомом на роботу і оформленням трудових документів може займатися як сам директор, так і бухгалтер, який працює у нього.

Найчастішою помилкою при первинному оформленні є неправильне внесення імені, прізвища та по батькові, а також не вказівка \u200b\u200bна титульному аркуші відомостей щодо освіти власника книжки. Часто подібні проблеми виникають в результаті ігнорування роботодавцем встановлених законодавством вимог, які свідчать про необхідність повного заповнення трудової і здійсненні всіх записів на підставі офіційних документів. Так що робити записи в трудовій книжці зі слів працівника суворо заборонено.

Якщо при первинному заповненні трудової книжки кадровик допустив помилку в імені, прізвища або по батькові працівника, і помилка була помічена відразу, то даний бланк необхідно списати і видати новий. Про списання бланка потрібно створити відповідний акт, в присутності працівника кадрової служби, керівника підприємства і ще одного представника організації, наприклад, члена профкому. В акт потрібно вклеїти серію і номер трудової, вирізану з зіпсованого бланка.

Де помиляються під час ведення трудових і вкладишів

Велика кількість помилок виникає в процесі ведення документа. В результаті багатьом роботодавцям пред'являють штраф за неправильне ведення трудових книжок. Перш за все, організації роблять помилку при вказівці функції, яка доручена співробітнику. Запис про прийом на роботу повинна складатися з:

• дати прийому)
• назви структурного підрозділу, куди розподілили людини)
• назви займаної посади і спеціальності працівника.

Ще більш частою помилкою є використання скорочень в процесі внесення записів. Згідно з чинними вимогами законодавства, використовувати в процесі ведення трудових книжок будь-які скорочення строго заборонено. У разі порушення цієї вимоги документ може бути визнаний недійсним.

Якщо необхідно вносити виправлення, робити це потрібно тільки відповідно до вимог правил ведення трудових документів. Строго заборонено використовувати закреслення і вказівку поруч вірних даних. Тут потрібно внести відповідний запис з новим порядковим номером, в якій буде вказано посилання на невірні відомості, внесені раніше: «Запис за номером ... вважати недійсною». Далі пишуться правильні відомості. Причому такі виправлення повинні проводитися за місцем роботи людини і на підставі офіційних документів.

Також дуже частою помилкою кадровиків є засвідчення перекладу співробітника на нову посаду печаткою організації та підписом директора. Потрібно завжди пам'ятати про те, що такий підхід є порушенням вимог ведення трудових книжок. Печатка і підпис ставиться тільки при прийомі людини на роботу і при його звільненні.

Що стосується вкладишів до трудових книжок, то частіше за все, тут присутні типові помилки, Яких припускаються кадровиками при веденні трудових книжок. В укладці знаходиться інформація про трудовий стаж та діяльності людини, але при цьому він є недійсним без пред'явлення трудової. Саме тому вкладиш вшивають в саму трудову.

Відповідальність за порушення правил ведення

Роботодавець може бути покараний за порушення правил оформлення і ведення трудових документів своїх співробітників. Всі види покарання передбачені на законодавчому рівні, а тому свою відповідальність повинен знати кожен кадровик.

Навіть в тому випадку, якщо відбувається втрата при отриманні трудової книжки на руки, ніяка розписка, отримана від власника документа, не знімає з роботодавця відповідальності за збереження.

Вся відповідальність розділена на дисциплінарну та адміністративну. Якщо дисциплінарна передбачає покарання конкретного співробітника кадрового відділу, який був винуватцем помилки, то адміністративна відповідальність за неправильне оформлення трудової книжки лягає на організацію. Для призначення покарання повинні бути докази. При цьому дисциплінарне воно буде або ж адміністративне, залежить від ступеня помилки.

дисциплінарна відповідальність

Покарання дисциплінарного плану є нічим іншим як стягнення за неналежне виконання кадровиком своїх обов'язків. Це передбачає наявність декількох документів, до складу яких входять:

• наказ, який підтверджує покладання повноважень і обов'язків на людину,
• посадові інструкції,
• трудова книжка, в якій була допущена помилка.

Що стосується порушень, які здатні стати причиною дисциплінарного покарання, то тут може бути кілька варіантів. Оскільки співробітник кадрового відділу займається видачею, зберіганням, веденням та обліком трудових книжок, порушення порядку дій за допомогою одного з цих пунктів може стати причиною стягнення. Що стосується міри покарання, то все вирішує роботодавець, і людини можуть покарати або усним зауваженням, або доганою, або звільненням.

Тут багато що залежить від ступеня тяжкості досконалої помилки. Варто також зауважити, що в основному, перша помилка щодо ведення трудових книжок найчастіше не є причиною звільнення. Після такого порушення з людини можуть зняти повноваження, а звільнення передбачається в разі неодноразового порушення правил. У разі виявлення порушень роботодавець повинен негайно вжити всі необхідні заходи і не чекати, поки потерпілий звернеться до суду.

Матеріальна відповідальність

Матеріальне стягнення застосовується при необхідності компенсації збитків, які винна особа завдала працівникові внаслідок порушення посадових інструкцій і невиконання обов'язків. Найчастіше застосування матеріальної відповідальності застосовується для наступних ситуацій:

• роботодавцем була невчасно видана трудова книжка)
• співробітник кадрової служби вніс неправильний запис в трудову.

Роботодавець зобов'язаний повідомити людини при звільненні про необхідність отримати трудову книжку на руки. При цьому потрібно взяти від працівника, що звільнився письмовий дозвіл на відправку трудового документа за вказаною адресою поштою. У такому випадку роботодавець не несе відповідальність за затримку, починаючи з дати відправлення. Затримкою вважається кількість днів, яке пройшло від початку припинення трудового договору до вручення або відправлення трудової книжки. Така затримка - це вимушені прогули, які роботодавець буде зобов'язаний компенсувати. Щоб уникнути подібних ситуацій повідомлення відправляють на наступний день після звільнення.

У разі внесення в трудову книжку неправильної записи працівник, який допустив помилку при веденні трудового документа, буде зобов'язаний компенсувати власнику втрату заробітку, яку той поніс в результаті помилки. При цьому матеріальна відповідальність лягає на плечі роботодавця, і в разі виникнення подібних проблем саме він буде відповідати перед потерпілим. Розмір компенсації встановлюється в залежності від середнього заробітку працівника під час вимушених прогулів.

Процес застосування стягнень

Роботодавець, який несе відповідальність за неправильно оформлені трудові книжки, може відшкодувати матеріальні збитки на добровільній підставі. Для цього видається відповідний наказ, а неправильний запис в трудовій книжці виправляють у відповідності з усіма вимогами трудового законодавства. У разі відмови від добровільної компенсації стороною-винуватцем, потерпілий має повне право звернутися в судові органи. При цьому в позові вказуються обставини ситуації і вимоги до винуватця.

Законодавство передбачає можливість отримання працівником додаткової компенсації в якості моральної шкоди. Прикладом можуть бути страждання людини, які виникли через порушення своїх обов'язків роботодавцем, не кращим чином позначилися на здоров'ї. Розміри компенсації і всі додаткові нюанси повинні вирішуватися в судовому порядку. Але працівник обов'язково повинен надати всі аргументи і довести вину роботодавця. Тільки в такому випадку можна розраховувати на отримання компенсації від компанії.

Працівником може підніматися питання про індексацію сум стягнення. Для цього подається окрема заява. Також роботодавцю необхідно розуміти, що залучення постраждалим працівником представника для суднових розглядів в майбутньому може вилитися в компенсацію понесених витрат. Розмір цієї суми встановлюється в судовому порядку на підставі документів, наданих стороною потерпілого.

Якщо роботодавець вирішується відшкодувати збиток на добровільній підставі, то в такому випадку законодавство його не обмежуватиме в термінах. В іншому випадку, протягом трьох місяців після фіксації факту порушення потерпілий співробітник повинен звернутися до суднової інстанцію. В силу об'єктивних поважних причин даний термін може бути продовжений. Організація має повне право оскаржити вимоги співробітника. Для цього подається зустрічний позов, і ведуться судові розгляди.

відповідь